Le circuit de validation est un processus permettant de faire circuler un document ou une information pour approbation, par un ou plusieurs collaborateurs, en vue de sa validation définitive. 

Afin de faciliter les flux d’informations entre utilisateurs, l’équipe de Boomerang Web a mis en place un outil de workflow au sein de sa plateforme.  Ce dispositif permet la configuration de circuits de validation automatisés sur toutes les étapes du parcours d’achat, de la création du bon de commande à la facturation.

Définir un circuit de validation

Les circuits de validation des bons de commande peuvent être définis selon une multitude de critères (montant d’un bon de commande, utilisateur, service ou projet concerné, imputation comptable, …). Prenons l’exemple de la société HappyCust.

Contexte

La société HappyCust a été contactée par l’entreprise HealthyFood pour effectuer des études marketing afin de déterminer le profil de ses potentiels clients. HappyCust sollicite son service marketing.

Thomas D. est assistant Marketing au sein de l’entreprise HappyCust. Il crée un bon de commande sur Boomerang Web afin d’acheter une étude de marché nécessaire à l’établissement du profil des clients de l’entreprise HealthyFood.

Cas de figure n°1

Thomas D. est autorisé à acheter des produits et services dont le montant s’élève à 150€ maximum. L’étude de marché coûte 120€. Dans ce cas de figure il pourra produire un bon de commande sans le soumettre à l’approbation de sa hiérarchie. Le circuit de validation du bon de commande ne comportera pas d’autre valideur.

Cas de figure n°2

Thomas D. est autorisé à acheter des produits et services jusqu’à 150€ maximum, or le montant de l’étude de marché s’élève à 550€ : il n’est donc pas autorisé à acheter cette étude sans l’accord de sa hiérarchie et doit soumettre son bon de commande à l’approbation de son responsable Quentin L., autorisé lui-même à valider des bons jusqu’à 900€. Dans ce cas de figure, un circuit de validation se met en place.

Cas de figure n°3

Le montant de l’étude de marché est de 1350€. Thomas D. doit soumettre son bon de commande pour approbation à son responsable Quentin L., autorisé à valider un achat d’un montant de 900 € maximum. Le bon de commande devra ensuite être approuvé par la dirigeante de l’entreprise Laetitia M. pour sa validation définitive, avant que Thomas D. ne puisse l’envoyer à son fournisseur.

Configurer un circuit de validation avec Boomerang Web

Au préalable, assurez-vous de posséder les droits pour paramétrer les différents circuits de validation sur la plateforme Boomerang Web. Ensuite sélectionnez le module « Admin » pour accéder au paramétrage des « Circuits de validation ». Vous pouvez également chercher ce module depuis la barre de recherche en haut de page.

Il est possible de paramétrer des circuits de validation pour les différentes étapes du parcours d’achat. Pour reprendre notre exemple, nous allons créer un circuit sur les bons de commande.

La société HappyCust souhaite paramétrer un circuit de validation de la manière suivante :

Thomas D. peut créer des bons de commande jusqu’à 150€ < Validation par Quentin L. jusqu’à 900€ < Validation par Laetitia M. sans limite de montant.

Le circuit de validation que l’on souhaite mettre en place se base sur les utilisateurs : il convient donc de sélectionner ce critère pour mettre en place le circuit.

Ajoutons ensuite les différents utilisateurs du circuit en indiquant les conditions de validation pour chacun d’entre eux :

• Thomas D. avec un montant max. de 150€
• Quentin L. avec un montant max. de 900€
• Laetitia M. sans limite de montant car elle est le dernier maillon de la chaîne de validation.

Le champ Rang* permet d’indiquer une priorité à l’utilisateur. Cette notion peut être utilisée pour instaurer un ordre de visibilité des bons de commande. Bien qu’obligatoire, ce champ n’est pas pris en compte dans notre exemple.

Notre circuit de validation est terminé, il ne nous reste plus qu’à le tester avant d’en informer les utilisateurs concernés !

Un circuit automatisé pour un suivi en temps réel

Le circuit de validation figure en bas du bon de commande, au moment de sa création. Un code couleur a été établi :

• vert : l’utilisateur a validé le bon de commande. Dans notre exemple, Thomas D. est le demandeur, sa validation est donc automatique.
• jaune : le bon est en attente d’approbation par le prochain valideur.
• blanc : l’utilisateur n’a pas encore d’action à effectuer.

Tous les utilisateurs intégrés dans le circuit de validation seront notifiés chacun leur tour qu’un bon est en attente de validation de leur part. Si jamais le bon de commande est refusé, Thomas D. sera prévenu par mail et pourra ajuster sa commande.