L’ère du tout digital a révolutionné notre façon de travailler et la fonction achat a su tirer profit des nouvelles technologies. De la création des bons de commande à la facturation, le cycle d’achat peut désormais être entièrement automatisé grâce à des solutions logicielles telles que Boomerang Web, assurant la traçabilité des commandes et l’optimisation de la circulation des informations entre collaborateurs.

Simplifier un processus fastidieux

1. Créer des bons de commande dématérialisés

La principale difficulté que rencontre les entreprises est la multiplicité des supports. En effet, quand aucun dispositif n’est prévu pour gérer les achats, ces derniers sont organisés tant bien que mal via des tableurs, ou même parfois couchés sur papier pour certaines sociétés dont l’activité nécessite de nombreux déplacements. Résultat : une perte de temps considérable pour l’entreprise et une traçabilité des commandes compliquée à mettre en place.

Dématérialiser la création de bons de commande est la première étape de la transformation digitale de la fonction achat. Elle permet d’une part de centraliser tous les achats au sein d’un même outil et d’autre part d’optimiser le remplissage des informations du bon de commande. Les bénéfices sont immédiats : vous gagnez en rapidité sur l’étape de création du bon, vous ne vous perdez pas dans des outils annexes, et vous assurez la traçabilité de votre commande.

Boomerang web a pris le parti de proposer à ses clients un logiciel de gestion de bons de commande simple et intuitif. La création des bons est semi automatisée grâce au pré-remplissage des données du demandeur, des adresses de livraison et des conditions de règlement propres au fournisseur choisi. Le suivi se fait de manière intuitive grâce à un tableau de bord personnalisé, permettant à l’utilisateur de voir l’évolution des bons de commande qu’il a créé, grâce à un code couleur précisant leur état.

2. Faciliter la transmission des informations entre collaborateurs

Autre avantage majeur de la digitalisation du cycle d’achat : la possibilité de mettre en place des circuits de validation entièrement paramétrables sur les bons de commande, ainsi que sur les autres étapes du parcours. En effet, le processus de validation peut parfois s’avérer laborieux. Bien souvent, les bons de commande doivent circuler physiquement entre les différents services de la société pour être soumis à l’approbation du valideur, puis être retournés au demandeur. Et les choses se corsent quand les valideurs sont multiples !

Pour optimiser la circulation des informations entre collaborateurs, Boomerang Web permet à ses utilisateurs de paramétrer des circuits de validation sur toutes les étapes du cycle d’achat. Ces derniers assurent une transmission rapide des informations grâce à un système de notifications qui prévient l’utilisateur dès qu’un bon de commande est en attende de validation de sa part. 

Le demandeur peut ainsi suivre en temps réel toutes les étapes de validation de son bon de commande via son tableau de bord, et être rapidement informé dès qu’un bon est refusé ou approuvé. Les workflows paramétrés avec Boomerang Web assurent ainsi plus de fluidité et de rapidité, et permettent de gagner en efficacité dans le processus de validation.

Gérer les relations avec ses fournisseurs

1. Placer le fournisseur au cœur du cycle d’achat

L’enquête annuelle du Conseil National des Achats sur « Les priorités des départements achats » l’a démontré : les acheteurs souhaitent revaloriser leurs relations avec les fournisseurs  et les placer au cœur du processus d’achat. Pourquoi ? Les réponses sont multiples mais de grandes tendances émergent :

– Entretenir de meilleures relations avec les fournisseurs

– Améliorer la communication

– Négocier plus facilement et réduire les coûts

– Prévenir les arnaques aux faux-fournisseurs

Chez Boomerang Web, nous avons compris l’importance du fournisseur dans le cycle d’achat. C’est pour cela qu’un module du logiciel est spécifiquement consacré à leur gestion, vous permettant de les intégrer facilement lors de la création de vos bons de commande. Dans ce module, vous pouvez créer des fiches fournisseurs, indiquer toutes les informations sur leurs produits, leurs modalités et conditions de paiement, leurs principaux contacts.

Boomerang Web offre également la possibilité de communiquer directement avec votre fournisseur, sans avoir à quitter la plateforme : les bons de commande sont envoyés par email au fournisseur choisi et ce dernier aura la possibilité d’accuser réception de votre bon pour un meilleur suivi.

2. Intégrer des catalogues d’articles pour centraliser les achats

Il reste l’étape du choix des articles lors de la commande. Beaucoup de client se réfèrent à un catalogue pour y puiser les références des articles à acheter. Cela nécessite de se rendre sur le site du fournisseur ou alors de garder un catalogue papier à proximité, Dans tous les cas, cela impose de faire des actions supplémentaires. Quelle réponse peut alors apporter un cycle d’achat digitalisé ? 

Pour pallier à cette difficulté, Boomerang Web vous propose de constituer une base d’articles au sein de votre plateforme afin d’y retrouver toutes les références de vos fournisseurs. Comment cela fonctionne ? Nous pouvons effectuer pour vous l’import des catalogues dans votre instance vous permettant, lors de la création de vos bons de commande, de sélectionner directement les articles dans la base sans forcément passer par une saisie manuelle. Ainsi, la recherche et la saisie des articles à commander gagnera en rapidité !

Faciliter l’étape de la facturation

1. Rapprocher les factures fournisseurs en un clic (ou deux)

Grâce à la digitalisation des achats, l’étape de la facturation devient un jeu d’enfant ! Il est désormais possible de rapprocher la facture envoyée par le fournisseur avec le bon de commande correspondant, directement dans votre instance de Boomerang Web. Votre bon de commande étant déjà enregistré dans votre instance, vous avez la possibilité de procéder à une nouvelle facturation à partir de celui-ci, ou directement dans le module « Factures Fournisseur ».

La facture est pré-remplie avec toutes les données du bon de commande ce qui accélère le processus de facturation. Boomerang Web vous permet également de signaler une facturation partielle, supérieure ou inférieure par rapport à la commande d’origine.

2. L’injection des données en comptabilité

Si la totalité du processus d’achat peut être géré grâce à une solution logicielle, qu’en est-il de la comptabilité ? En effet, il n’est pas question ici de simplifier la gestion des commandes pour qu’ensuite l’utilisateur soit obligé de refaire la saisie dans son logiciel de compta.

Boomerang Web s’applique donc à créer des passerelles vers votre outil de comptabilité. Grâce à un système d’importation personnalisé, nous vous offrons la possibilité d’injecter directement vos données, quel que soit le logiciel utilisé.

La dématérialisation du cycle d’achat est une transformation majeure qui contribue à « la performance globale de l’entreprise » (source : Deloitte, CPO Survey France 2019, Les Directions Achats à l’heure de la digitalisation). Elle ne sert pas seulement à créer des bons de commande numériques : la digitalisation permet surtout de faire gagner en productivité et en efficacité la fonction achat, en centralisant toutes les étapes dans un même outil ! Vous assurez ainsi la traçabilité de vos commandes, une meilleure gestion des fournisseurs et une simplification de votre facturation.

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