Action centrale du processus d’achat, la création du bon de commande pose un cadre juridique sur la transaction entre le client et le fournisseur, en constituant la preuve écrite de l’engagement entre les deux parties. Pour cela il doit comporter une liste d’informations essentielles, encadrées par une législation qui peut différer selon le type de consommateur ou de prestataire.
Dans un contexte de transformation digitale, notre plateforme en ligne Boomerang Web vous permet de créer vos bons de commande de façon simple et intuitive, pour une gestion fluide et optimisée de tous vos achats.
Étape n°1 : Compléter l’entête du bon de commande
Après vous être connecté à votre instance du logiciel à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe, vous accédez au module « Bons de commande » qui affiche la liste de tous les bons que vous avez créés.
Pour créer un nouveau bon de commande, il vous suffit de sélectionner le bouton « +Nouveau Bon de Commande ». Vous arrivez alors sur le formulaire de création.
Commencez par remplir l’entête du bon de commande en indiquant le libellé et le « Demandeur ». Ce dernier peut être une personne différente du créateur du bon. Indiquez ensuite le service et le projet auquel le bon de commande est rattaché. Enfin, choisissez votre fournisseur et le contact associé. Si vous souhaitez ajouter un autre contact pour le fournisseur choisi, sélectionnez le « + » et remplissez le formulaire affiché.
Étape n°2 : Saisissez les articles de votre commande
Pour ajouter des articles dans votre bon de commande vous avez deux possibilités :
1. Saisie manuelle
Pour saisir manuellement vos articles, vous devez renseigner la référence du produit chez le fournisseur, la description, la quantité, le prix HT, la TVA appliquée ainsi qu’une imputation comptable.
2. Ajout d’un article à partir d’un catalogue fournisseur
Pour ajouter un article à partir d’un catalogue fournisseur, il vous suffit d’aller dans le champ « Recherche rapide » pour sélectionner votre article dans le menu déroulant.
Une fois la saisie de vos articles terminée, vous pouvez remplir les informations de livraison de votre bon de commande.
Étape n°3 : Saisie des informations de livraison et de paiement
Vous avez la possibilité de donner plusieurs informations concernant la livraison de vos articles. Vous pouvez en effet renseigner une date limite de livraison, la personne à qui est destinée la commande, l’adresse, ainsi qu’un champ libre vous permettant de donner des informations supplémentaires au fournisseur.
Viennent ensuite les informations de paiement de votre commande. Ces dernières dépendent du fournisseur choisi et de ce que vous avez indiqué lors de sa saisie dans le module « Fournisseurs ».
Enfin, si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire ainsi qu’une pièce jointe par un glisser-déposer (par exemple le devis du fournisseur).
Étape n°4 : Le circuit de validation
Une fois votre bon de commande complété, le circuit de validation s’affiche. Ce dernier dépend du paramétrage que vous avez effectué en amont. Dans notre exemple, nous avons configuré un circuit de validation avec un seul valideur si le bon de commande est inférieur à 1000 euros. S’il avait été supérieur à 1000 euros, un deuxième valideur aurait été affiché dans notre circuit :
Votre bon de commande est complété, vous pouvez lancer votre validation !
Le bon de commande passe alors de l’état de « Brouillon » au statut « En attente ». Toutes les personnes intégrées dans le circuit recevront tour à tour un email les prévenant qu’un bon de commande est en attente de validation de leur part. Quand le bon sera « Validé » par tous, vous pourrez alors l’envoyer au fournisseur.
