Automatiser l'extraction des données de factures fournisseurs avec la technologie OCR
Couplé à de l'intelligence artificielle, nous parlerons plutôt de LAD / RAD ou Lecture Automatique des Documents et Reconnaissance Automatique des Données.
L'utilisation de l'OCR couplé à de l'intelligence artificielle permet de numériser et d'extraire automatiquement les données pertinentes des factures fournisseurs.
Boomerang Web intègre cette technologie pour analyser les documents et reconnaître les informations clés telles que les montants, les dates, les numéros de facture et bon de commande, et les associer aux données correspondantes dans le système de gestion des bons de commande.
Moins de saisie manuelle, moins de risque d'erreur : vous gagnez un temps précieux dans le traitement de vos factures fournisseurs.
Contrôler la bonne réception de vos commandes et les éventuels litiges
Une fois la facture correctement identifiée vous retrouvez les informations de la commande et de la réception associées.
Il est alors possible de vérifier que les montants facturés correspondent aux commandes passées et aux biens ou services reçus.
En cas de litige sur une commande, vous pouvez facilement retrouver les informations de la commande et de la réception associées à la facture.
Simplifier le rapprochement des factures fournisseurs : "3 way matching"
Le but de ce processus est de s'assurer que les factures fournisseurs sont exactes et qu'elles correspondent aux biens ou services commandés et reçus.
En comparant ces trois éléments, vous pouvez détecter les erreurs de facturation, les erreurs de commande ou les erreurs de réception, et ainsi éviter de payer des factures incorrectes ou en double.
Voici comment fonctionne le processus de "3 way matching" :
- Le bon de commande est créé pour les biens ou services requis.
- Les biens ou services sont reçus et la réception est enregistrée.
- La facture est reçue et comparée au bon de commande et à la réception.
- Si les trois éléments correspondent, la facture est approuvée.
- Si les éléments ne correspondent pas, la facture est rejetée et renvoyée pour correction.
Le paramétrage du logiciel permet de définir les règles de validation et de contrôle de vos factures fournisseurs.
Par exemple : interdire la validation d'une facture si le montant facturé est supérieure au montant de la commande, ou au montant réceptionné
Bon de commande
Réceptions
Factures fournisseurs
Gérer les factures fournisseurs en mode collaboratif
Le logiciel permet de gérer les factures fournisseurs en mode collaboratif.
Les factures sont automatiquement transmises aux personnes concernées pour validation.
Les personnes concernées sont notifiées par email et peuvent valider les factures directement depuis leur boîte mail.
- Les factures validées sont automatiquement transmises au service comptable pour paiement.
- Les factures refusées sont automatiquement transmises au service achat pour correction.
- Les factures en attente de validation sont automatiquement relancées.
- Les factures en attente de paiement sont automatiquement relancées.
Assurer la traçabilité de toutes vos factures fournisseurs
Toutes les factures sont archivées dans le logiciel.
Vous pouvez facilement retrouver une facture en utilisant le moteur de recherche intégré.
Vous pouvez également exporter les factures via un lien de partage sécurisé pour les transmettre à votre comptable, à vos collaborateurs ou à vos fournisseurs.
A partir de la facture ou du numéro de pièce comptable, il est possible de retrouver toutes les informations de la commande, les réceptions associées et toutes les pièces associées (devis fournisseur joint lors de la commande, bordereau de réception...).
Vous retrouvez facilement le demandeur, les personnes ayant validé la commande ainsi que toutes les informations relatives à l'analytique de la commande : service, projet concerné, typologie d'achat...
Tous les éléments permettant une piste d'audit fiable sont conservés dans le logiciel et permettent d'assurer la transparence et la conformité des opérations financières de l'entreprise.
Exporter les données d'achats vers votre logiciel de comptabilité
Une fois la facture validée, les données sont exportables vers les principaux logiciels de comptabilité (Sage, Cegid, SAP, EBP... ou via un export sur mesure).
Vous pouvez gagner un temps précieux en évitant la ressaisie des données dans votre logiciel de comptabilité.
