Le Lycée Français de Séoul disposait déjà d’un module de validation des achats. Cette fonctionnalité était proposée par le logiciel de comptabilité de la structure. Cependant les membres du personnel ne l’ont jamais utilisé pour plusieurs raisons :

• Le module était destiné à des profils comptables avec une expérience de ce type de solution. Ajouté au manque d’ergonomie de l’application, sa prise en main et son utilisation quotidienne par les opérationnels auraient été compliquées à mettre en place.
• Le personnel administratif et financier était réticent à l’idée de partager l’accès à leur logiciel métier avec les autres membres du personnel.
• Le module proposé par le logiciel comptable ne couvrait pas la totalité des besoins fonctionnels du LFS.

C’est donc par l'intermédiaire de fiches “navettes” au format papier que le personnel du Lycée Français de Séoul rédigeait ses demandes d’achat. Très vite, ce système a montré ses limites :

• Processus chronophage et énergivore : chaque fiche devait être donnée physiquement au bon valideur, qui devait la tamponner puis la transmettre au prochain, … Cela engendrait des décalages entre la demande, sa validation et le budget initialement disponible.
• Pas de suivi du budget en temps réel : les opérationnels devaient solliciter le personnel administratif et financier pour avoir une visibilité de leur budget.
• Pas de centralisation des demandes : les demandes d’achat du personnel n’étaient pas réunies dans un même outil ce qui créait des difficultés au niveau de leur traçabilité.

Ces éléments ont donc poussé l’équipe administrative et financière du Lycée Français de Séoul à se tourner vers une autre solution.

Avec Boomerang Web, le Lycée Français de Séoul intègre l’ensemble du personnel dans le processus achat. Le but : simplifier la transmission des informations entre opérationnels et service achat, et rendre les utilisateurs autonomes sur la gestion de leur budget. Ainsi, chaque utilisateur fait une demande sur la plateforme qui suit un circuit de validation automatisé. Une fois validée, elle est transmise via l’application au service achat qui est chargé de la transformer en bon de commande. Chaque utilisateur est informé en temps réel des différentes étapes du traitement de sa demande.

“Le Lycée Français de Séoul a un important catalogue d’activités parascolaires qui ont chacune leur budget propre. Boomerang Web nous permet de gérer une analytique précise et de responsabiliser chaque opérationnel sur son budget.”

De plus, avec la communication via API, Boomerang Web a pu être connecté au logiciel comptable du LFS. La transmission des données se fait de manière automatisée ce qui représente un gain de temps pour le personnel administratif et financier.

“Nous avons été ravis de voir que les données de Boomerang Web peuvent être intégrées dans notre logiciel comptable, sans action de notre part. C’est un gain de temps, et nous aurions maintenant des difficultés à revenir en arrière !”

Une solution user-friendly bien accueillie par le personnel

“Faire entrer un nouvel outil dans le quotidien de travail du personnel était un véritable enjeu : on démultiplie les logiciels que nous utilisons déjà, et ce n’est pas toujours simple de faire accepter une nouvelle application.”

Boomerang Web a finalement été très bien accueilli par les utilisateurs du Lycée Français de Séoul, en grande partie grâce à son interface simple et ergonomique.

“ L’outil est très simple à utiliser. Boomerang Web est entré dans les mœurs et le quotidien de travail de nos utilisateurs. L’interface est agréable et la navigation dans les différents menus de la plateforme est très fluide.”